Ao perguntar uma vez para uma empresária a margem de lucro do seu negócio, escutei: “vou saber no fim do ano pelo Contador”. Se eu fosse um investidor, perderia naquele momento o interesse em investir no negócio.

Rastrear a performance de um negócio é um componente essencial de gerenciamento, seja o seu negócio uma operação simples com somente um funcionário, ou uma equipe com diversas localizações. Seja um serviço que vende produtos ou oferece serviços. Não é possível melhorar o que não se mede.

Quando se fala de medida de performance, a mais praticada é o lucro ou a margem de lucro (em porcentagem). Porém, há outras medidas que você pode começar a rastrear que são excelentes formas de saber o que está acontecendo. Esses resultados vão lhe ajudar a mudar táticas, criar metas futuras e até mudar o curso de uma estratégia.

Você pode rastrear atividades diariamente, semanalmente, mensalmente, ou trimestralmente. Não é preciso contratar uma pessoa para isso, você mesmo pode experimentar e colocar essa informação em uma folha na parede onde você ou seus funcionários vejam. Algumas idéias:

1) Dados Demográficos

Empreendedores na área de serviço normalmente vão dizer que sabem se seus clientes são homens ou mulheres. O que mais podemos saber? Através de uma ficha de cadastro ou preenchimento de formulário, podemos saber idade, profissão, quem indicou, como veio até você, educação, ocupação e até estilo de vida. Quanto mais você souber quem é o seu cliente, mais chances você terá de criar campanhas de marketing que irão atingir o seu público-alvo. Se você já investe em um software de CRM (Customer Relationship Marketing), você já está no caminho certo.

2) Número de Clientes

Número de transações da tua caixa registradora, número de massagens que você deu por mês, número de clientes em potencial que você conversou por telefone, mesmo que essa mesma pessoa não tenha convertido em um cliente ou uma venda. Rastrear número de clientes é importante para saber se você tem um negócio cíclico, ou seja, se haverá meses que você deve adotar uma estratégia diferente para captar mais clientes ou quando você pode agendar umas férias.

3) Tempo gasto com clientes

Quanto tempo você passa com clientes? Seja conversando ou atendendo? Quanto tempo você gasta explicando o que você faz? Será que você poderia criar um documento em forma de panfleto ou ter um “FAQ” no seu website que explica a maioria das perguntas que as pessoas te fazem, assim você direciona a pessoa para aquela informação? Quanto tempo do seu dia você passa investindo em conseguir clientes novos ou mantendo os existentes?

4) Tempo entre sessões

Quanto tempo passa entre você atender um cliente e outro? Se você tem um cabeleireiro, quanto tempo você precisa agendar entre um cliente e outro para que a cadeira que o novo cliente vá sentar está limpa e pronta? Se você é uma massagista, quanto tempo leva para reorganizar a sua mesa e limpar o ambiente? Ao longo de um prazo estipulado (meses preferivelmente), você está diminuindo ou aumentando esse tempo? Logicamente, quanto menos tempo você passa entre uma sessão e outra, mais clientes você atende.

5) Número de sessões por clientes

Bom cliente é o cliente que retorna. Você deve gastar mais tempo garantindo o retorno de um cliente atual que conseguir um cliente novo. Quantas vezes o mesmo cliente está voltando? E se não está voltando, por que não?

6) Como os seus clientes ouviram sobre você

Imprescindível! A maneira mais básica de medir os esforços do seu plano de marketing.

7) Custo total de um produto ou um serviço.

Não é somente importante saber o preço que cobrar, mas também baseado no custo total. Quando você achar que não está ganhando suficiente, sua primeira ação não é aumentar o preço mas sim diminuir seu custo. A diminuição de custo não implica utilização de material inferior, mas sim em um entendimento primeiro de como você pode diminuir os desperdícios. Um bom controle de custos ajuda você a aprender mais sobre a indústria que você atua. Focar somente no preço de venda é uma estratégia sem visão a longo prazo

Poder entender o que está acontecendo com o seu business a qualquer hora (não somente no fim do ano como o exemplo do início desse post), é a obrigação de um empresário ou de uma gerente.

Rastrear resultados aumenta produtividade e é um excelente motivador, sem contar que é somente através de dados que você deve medir a performance dos seus empregados.

E você, que ferramentas você atualmente usa? Faça seu comentário!